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La externalización de la impresión consiste en racionalizar el uso de la tecnología (‘menos impresoras’) unificando los criterios de utilización (‘se imprime por defecto en blanco y negro y a doble cara’) y controlando el uso real de cada uno de los empleados (‘¿Cuánto imprimes?’).

La razón principal para plantear un servicio de externalización para la impresión es el ahorro de coste que se podría situar alrededor del 20% contabilizando:

JeanAntonio

     - Gasto en consumibles: Papel, tinta/tóner, residuos de impresión.

     - Gasto en mantenimiento: Cuotas mensuales, servicios facturados, compra de piezas.

     - Amortizaciones pendientes de impresoras compradas, cuotas de alquiler o de leasing.

     Notase que el objetivo de ahorro del 20% es sin contabilizar los costes ocultos (mano de obra, luz, espacio, etc.)

     ¿Pero, que representa ese ahorro en €? 
     Partiendo de algunas implantaciones realizadas tendríamos más a menos la siguiente situación:

     Suponiendo una empresa de unas 40 delegaciones (con una sede central) y unos 1.200 empleados podemos llegar a un gasto en impresión de unos 140.000€/año. Con un servicio de externalización de impresión tenemos por lo tanto un objetivo de ahorro de unos 30.000€/año ¡Nada desdeñable!

¿Y cómo se consigue ese ahorro?

Aplicando los principios de la externalización ya expuestos (menos impresoras, criterios de utilización y control de las impresiones de cada uno) que se basan principalmente en 2 funcionalidades:

- Solución de ‘Accounting’: Cada usuario se registra en la impresora en el momento de recoger su trabajo de impresión (mediante una clave o por una tarjeta). Contabilizamos por una parte las impresiones de cada uno y forzamos al usuario a recoger su trabajo en la impresora (no se quedan documentos sin recoger).

- Monitorización mediante un portal web para controlar el grado de utilización de cada una de las impresoras.

El gasto de impresión debe ser a partir de ahora visible (antes quizás, no lo teníamos contabilizado como tal) y previsible (y por lo tanto susceptible de reducción con un control posterior adecuado). Al monitorizar los consumos vamos controlando y disminuyendo el gasto con el paso del tiempo.

Otro beneficio de la externalización de la impresión es la disponibilidad de las impresoras: Se estropean menos (‘alguien las cuida’) y se reparan más rápido (‘alguien las repara’). Para alcanzar ese objetivo el servicio debe ser proactivo (‘se anticipan las rupturas’) y basarse en un compromiso de calidad (firmamos un documento formal de niveles de servicio recogidos en un SLA).

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Opinamos que toda la impresión en una empresa no debe necesariamente externalizarse:

- Algunos sectores de actividad necesitan una impresión especializada como la logística (albaranes específicos de entrega), el diseño industrial (planos) o la publicidad (carteles). Estas actividades requieren impresoras sofisticadas que normalmente no entran en un proyecto global de externalización.

- Las impresoras que acabamos de comprar y que tienen muchas cuotas de amortizaciones pendientes (60 meses por ejemplo). Asumir estas cuotas en el servicio de externalización supone aumentar de manera significativa la cuota mensual del servicio. También cancelar los contratos de leasing suelen conllevar penalizaciones importantes. Dejemos por lo tanto estas impresoras fuera del proyecto.

- Algunos departamentos de la empresa necesitan también impresoras particulares: recursos humanos por la confidencialidad de los datos que imprime (con una solución de accounting ese argumento desaparece ya que el empleado recoge su documento en la impresora de manera controlada) y la alta dirección por comodidad.

La resistencia al cambio… (‘esa impresora es mía’). La racionalización de la impresión supone un uso más restrictivo de la tecnología y menos comodidad para los empleados. Cada proyecto de implantación debe afrontar la resistencia inicial de los usuarios que… por experiencia es siempre menor de la esperada (‘algunos se quejarán pero bueno…’).

La elección de los modelos de impresoras influye también en el coste. No todos los modelos están optimizados para los mismos trabajos. Y no es porque no compramos las impresoras (el servicio se paga por una mensualidad) que la base tecnológica del servicio es inocua.

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Fig1

En cada impresora se instala un dispositivo de monitorización que permite medir las 'constantes vitales' de las impresoras. Todas las impresoras se conectan en red (¿Existe una misma red entre todas mis delegaciones para que se vean las impresoras?)

El servidor de impresión (que instalamos en un servidor de la empresa) se encarga de gestionar las tareas de impresión. Ese servidor se conecta con el Active Directory de la empresa para la identificación de los usuarios en el momento de la impresión.

Por otra parte debemos contar con una pasarela hacia el mundo exterior para conectarnos con la plataforma de monitorización del proveedor. (Puede ser tan simple como un servidor de correo).

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