Opinamos que toda la impresión en una empresa no debe necesariamente externalizarse:
- Algunos sectores de actividad necesitan una impresión especializada como la logística (albaranes específicos de entrega), el diseño industrial (planos) o la publicidad (carteles). Estas actividades requieren impresoras sofisticadas que normalmente no entran en un proyecto global de externalización.
- Las impresoras que acabamos de comprar y que tienen muchas cuotas de amortizaciones pendientes (60 meses por ejemplo). Asumir estas cuotas en el servicio de externalización supone aumentar de manera significativa la cuota mensual del servicio. También cancelar los contratos de leasing suelen conllevar penalizaciones importantes. Dejemos por lo tanto estas impresoras fuera del proyecto.
- Algunos departamentos de la empresa necesitan también impresoras particulares: recursos humanos por la confidencialidad de los datos que imprime (con una solución de accounting ese argumento desaparece ya que el empleado recoge su documento en la impresora de manera controlada) y la alta dirección por comodidad.
La resistencia al cambio… (‘esa impresora es mía’). La racionalización de la impresión supone un uso más restrictivo de la tecnología y menos comodidad para los empleados. Cada proyecto de implantación debe afrontar la resistencia inicial de los usuarios que… por experiencia es siempre menor de la esperada (‘algunos se quejarán pero bueno…’).
La elección de los modelos de impresoras influye también en el coste. No todos los modelos están optimizados para los mismos trabajos. Y no es porque no compramos las impresoras (el servicio se paga por una mensualidad) que la base tecnológica del servicio es inocua.