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La externalización de la impresión consiste en racionalizar el uso de la tecnología (‘menos impresoras’) unificando los criterios de utilización (‘se imprime por defecto en blanco y negro y a doble cara’) y controlando el uso real de cada uno de los empleados (‘¿Cuánto imprimes?’).

La razón principal para plantear un servicio de externalización para la impresión es el ahorro de coste que se podría situar alrededor del 20% contabilizando:

JeanAntonio

     - Gasto en consumibles: Papel, tinta/tóner, residuos de impresión.

     - Gasto en mantenimiento: Cuotas mensuales, servicios facturados, compra de piezas.

     - Amortizaciones pendientes de impresoras compradas, cuotas de alquiler o de leasing.

     Notase que el objetivo de ahorro del 20% es sin contabilizar los costes ocultos (mano de obra, luz, espacio, etc.)

     ¿Pero, que representa ese ahorro en €? 
     Partiendo de algunas implantaciones realizadas tendríamos más a menos la siguiente situación:

     Suponiendo una empresa de unas 40 delegaciones (con una sede central) y unos 1.200 empleados podemos llegar a un gasto en impresión de unos 140.000€/año. Con un servicio de externalización de impresión tenemos por lo tanto un objetivo de ahorro de unos 30.000€/año ¡Nada desdeñable!

¿Y cómo se consigue ese ahorro?

Aplicando los principios de la externalización ya expuestos (menos impresoras, criterios de utilización y control de las impresiones de cada uno) que se basan principalmente en 2 funcionalidades:

- Solución de ‘Accounting’: Cada usuario se registra en la impresora en el momento de recoger su trabajo de impresión (mediante una clave o por una tarjeta). Contabilizamos por una parte las impresiones de cada uno y forzamos al usuario a recoger su trabajo en la impresora (no se quedan documentos sin recoger).

- Monitorización mediante un portal web para controlar el grado de utilización de cada una de las impresoras.

El gasto de impresión debe ser a partir de ahora visible (antes quizás, no lo teníamos contabilizado como tal) y previsible (y por lo tanto susceptible de reducción con un control posterior adecuado). Al monitorizar los consumos vamos controlando y disminuyendo el gasto con el paso del tiempo.

Otro beneficio de la externalización de la impresión es la disponibilidad de las impresoras: Se estropean menos (‘alguien las cuida’) y se reparan más rápido (‘alguien las repara’). Para alcanzar ese objetivo el servicio debe ser proactivo (‘se anticipan las rupturas’) y basarse en un compromiso de calidad (firmamos un documento formal de niveles de servicio recogidos en un SLA).

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